자재 공급원 승인요청서 작성법 — 사용 14일 전 제출·7일 승인·반려 대응 실전
자재 공급원 승인요청서는 자재를 현장에 반입·사용하기 14일 전까지 공사감독자(또는 건설사업관리기술인)에게 제출하고, 감독자는 접수일부터 7일 이내 승인 여부를 통보하는 것이 표준 일반시방서의 기본 룰이다. 양식은 「건설공사 사업관리방식 검토기준 및 업무수행지침」별지 제37호 서식(자재 공급원 승인 요청·결과통보 내용) 을 쓴다. 반려되면 14일 이내 재제출해야 하고, 반려 횟수와 무관하게 최종승인을 받기 위한 마지막 제출은 해당 자재의 제작착수 14일 전까지 끝나 있어야 한다. 이 한 줄을 모르면 공정이 줄줄이 밀린다.
왜 14일·7일이 절대 기준인가
이 기간은 단순한 행정 여유가 아니다. KS·녹색제품·KOLAS 공인시험기관 시험성적서 확인, 견본 검수, 카탈로그·공장등록증·납품실적 대조, 시방서 규격과의 일치 여부 검토에 실제로 그만큼 걸리기 때문이다. 시방 규격이 살짝 다른 대체품을 들고 가면 감독자는 추가 자료를 요구하고, 그 사이 공장 제작 슬롯·운송 일정·후속 공종(타설·매립·마감)이 같이 밀린다.
특히 다음 자재는 반입 전 승인이 사실상 절대 조건이다.
- 콘크리트(레미콘), 철근, 시멘트, 골재 — 구조 안전 직결
- 방수재, 단열재, 내화재 — 법규(에너지·소방) 직결
- 창호·유리·커튼월·외장패널 — 공장제작 리드타임 김
- 케이블·배관·덕트·기계장비(공조기·펌프·발전기) — 사양·납기 모두 김
- 마감 타일·석재·도장재 — 색상·견본 승인 반복 위험
자재 공급원 승인요청서, 어떤 항목을 어떻게 채우는가
별지 제37호 서식은 단순 양식 같지만 한 칸이라도 비면 반려 사유가 된다. 항목별 실무 기준은 다음과 같다.
| 기재항목 | 작성 포인트 | 흔한 반려 사유 |
|---|---|---|
| 문서번호·발신·수신 | 자체 문서대장 체계대로 일련번호 부여 | 번호 누락·중복 |
| 공사명·공종 | 계약서·시방서 명칭과 100% 일치 | 약칭 사용 |
| 품명·규격·수량 | 시방서 표기 그대로(예: SD400 D22) | 시방과 다른 호칭 |
| 제조회사·생산공장 | 본사가 아닌 실제 생산공장 주소 | 본사 주소만 기재 |
| KS·녹색제품·HB·환경표지 표시 | 인증번호와 인증서 사본 명기 | 인증 만료 |
| 시공자 의견 | 시방 적합성·대체 사유 명확히 | ”동등 이상” 한 줄 |
| 첨부서류 목록 | 카탈로그·시험성적서·납품실적·견본 | 목록과 실제 첨부 불일치 |
| 특기사항 | 색상·로트번호·반입일정 등 | 색상/광택 미기재 |
서류는 원본 1부 + 사본 1부, 총 2부 제출이 일반적 관행이다(시방서·발주처 양식에 따라 부수는 달라질 수 있으니 계약 시방서 확인). 한 부는 감독 보관, 한 부는 검토 후 결재 회신용이다.
첨부서류 — “이게 빠지면 무조건 반려”
대형 발주처(LH·SH·국토부 산하 공기업) 표준 양식 기준으로 첨부서류는 통상 다음과 같다.
- 사업자등록증·공장등록증 사본
- 시험성적서 — 발급일로부터 3개월 이내, KOLAS 공인시험기관 또는 국·공립 검사기관 발급분
- 카탈로그·제품 사양서(시방 규격과 매칭되는 페이지에 형광펜 표시)
- 납품실적증명서 — 동급·동규모 현장 납품 이력
- KS 인증서·녹색제품 인증서(해당시), 친환경·HB마크
- 견본(샘플) — 색상·질감·치수 확인용. 시방서가 요구하는 경우 필수
- 품질보증서·하자보증서(요구 시)
시험성적서 한 가지만 짚어도 반려 빈도가 가장 높다. 꼭 확인할 것:
- 발급일이 3개월을 넘지 않았는가
- 시방서가 요구한 모든 항목이 시험되었는가(예: 콘크리트는 압축강도·슬럼프·공기량·염화물 등)
- 시료 채취가 이 현장 자재 로트와 일치하는가(타 현장 일반시험성적서는 보조용)
- KOLAS 마크 또는 해당 기관의 공인 표시가 있는가
견본은 승인 후 준공 시까지 감독자 또는 수급인 사무실에 비치하는 것이 원칙이다(불필요하다고 인정되는 경우 협의로 단축·생략 가능). 반입 자재를 검수할 때 이 견본이 기준이 된다 — 즉 견본이 곧 합·부 판정 기준이다.
제출부터 승인까지, 14일 + 7일 캘린더로 보기
날짜 계산이 어긋나면 공정 전체가 흔들린다. 콘크리트 타설 D-Day를 기준으로 거꾸로 짜는 것이 가장 안전하다.
| 시점 | 공무·시공 액션 | 비고 |
|---|---|---|
| D-30 ~ D-25 | 시방서·내역서 재확인, 후보 공급원 2~3개 선정, 시험성적서·견본 사전 요청 | 공장 시험은 의외로 김 |
| D-21 | 1차 사내 검토(설계·공무·시공 합동), 누락 서류 점검 | 셀프 반려 1회는 기본 |
| D-14 | 자재 공급원 승인요청서 2부 제출 | 접수증·접수번호 확보 |
| D-13 ~ D-7 | 감독자 7일 검토. 시험성적서 보완 요구 대비 | 즉시 응답 체계 |
| D-7 | 승인 또는 반려 통보 | 반려 시 D-Day 위험 |
| D-7 ~ D-0 | 승인 후 자재 발주·제작·운송 | 공장 생산 일정 확보 |
| D-Day | 반입 검사 → 사용 | 견본 대조 |
레미콘·철근처럼 매일 들어오는 자재라도 공급원이 바뀌면 새로 승인받아야 한다. 같은 회사라도 공장이 달라지면 다른 공급원이다.
반려 통보를 받았다 — 14일 안에 무엇을 해야 하나
반려는 사고가 아니라 공정 리스크 이벤트다. 일반시방서는 계약상대자가 반려 통보를 받은 후 14일 이내에 재작성하여 승인요청 하도록 정하고 있으며, 동시에 재제출의 횟수와 관계없이 최종승인을 위한 제출은 당해 물품의 제작착수 14일 전까지 끝나 있어야 한다고 못박는다. 즉 반려를 두 번 받았다면 제작착수 D-14 시점에 승인이 떠 있어야 한다는 뜻이다.
반려 사유 유형별 대응 표준:
| 반려 사유 | 즉시 액션 | 재제출 포인트 |
|---|---|---|
| 시험성적서 3개월 초과 | KOLAS 기관에 재시험 의뢰 | 신규 성적서 첨부, 시료 일치 확인 |
| 시방 규격 불일치 | 시방 재확인 → 대체 자재 사유서 또는 시방 변경 협의 | 대체 사용 시 동등 이상 입증자료 |
| 견본 색상·질감 차이 | 견본 재제작, 색상 칩(NCS·먼셀) 동봉 | 발주처 색상 승인 회의 별도 |
| 납품실적 부족 | 동급 현장 실적 보완, 공장방문 검측 제안 | 공장 QC 체계 자료 |
| 인증 만료(KS·녹색) | 인증 갱신 또는 동등 인증 대체 | 갱신 사본 즉시 첨부 |
| 첨부서류 누락 | 체크리스트로 전수 재점검 | 표지에 첨부 목록 명기 |
핵심은 반려 사유를 문구 그대로 회신서에 인용하고, 각 항목에 대응한 변경 내용을 1:1로 매칭해 보여주는 것이다. 감독자 입장에서 “지난번 지적이 어디에 반영됐는지” 한 번에 보이지 않으면 또 반려된다.
현장에서 흔한 실수와 해결
- “동등 이상” 한 줄로 끝낸 시공자 의견 — 시방의 어떤 규격을 어떤 수치로 만족하는지 표로 비교. 추정·의견이 아니라 수치 대 수치로.
- 본사 주소만 적은 공장 정보 — 감독자는 생산 공장의 KS 인증·관리체계를 본다. 본사·공장·인증 주체가 다르면 셋 다 명시.
- 타 현장에서 받은 일반 시험성적서 재활용 — 시료 로트가 다르면 보조자료에 불과하다. 우리 현장 사용분과 같은 로트로 다시 채취.
- 견본을 사진으로만 첨부 — 색상·광택은 사진으로 판정 불가. 실물 견본 + 사진 + 색상 칩 3종 세트로.
- 승인 후 공급원 슬쩍 변경 — 같은 자재라도 공장이 바뀌면 새 승인. 사후 적발 시 재시공 리스크.
- 종이 결재로만 관리 — 누가 언제 무엇을 반려했고 어느 버전에서 무엇이 바뀌었는지 추적이 끊긴다. 디지털 제출물 관리가 사실상 필수.
타이거빔으로 자재승인 제출물 추적하기
자재 공급원 승인은 버전·반려이력·첨부세트·승인기한을 한 묶음으로 관리해야 사고가 안 난다. 타이거빔의 제출물(Submittal)·정보요청(RFI) 모듈은 다음을 해준다.
- 자재별 제출물 카드에 요청서·시험성적서·카탈로그·견본 사진을 한 묶음으로 첨부
- 14일 전 제출·7일 승인 기한 자동 알림, 임박 시 담당자에 푸시
- 반려 → 재제출 리비전 트리 자동 기록(R0 · R1 · R2…), 어떤 사유로 어떻게 고쳤는지 한 화면에서 비교
- 도면 위 해당 자재 위치에 마크업으로 승인 상태 핀 표시(도면 마크업·물량산출)
- 협력사·공장이 계정 없이도 외부 공유 링크로 첨부 업로드 가능(무계정 공유)
종이·메신저로 흩어진 자재승인 이력을 한 곳에 모으면, 감독자 결재 동선이 줄고 반려 → 재제출 사이클이 평균 1회는 짧아진다. 요금은 요금제 페이지에서 확인.
실무 요약
- 양식: 별지 제37호(자재 공급원 승인 요청·결과통보 내용)
- 제출: 사용 14일 전 2부(원본 + 사본)
- 승인기간: 접수일부터 7일
- 시험성적서: 발급 후 3개월 이내, KOLAS·국공립 기관
- 견본: 준공 시까지 비치, 반입 검수의 기준
- 반려 시: 14일 이내 재제출, 재제출 마감 = 제작착수 D-14
- 핵심 마인드: “동등 이상” 금지, 수치 대 수치·시방 대 자재로 입증