자재 공급원 승인요청서 작성법 — 사용 14일 전 제출·7일 승인·반려 대응 실전
자재 공급원 승인요청서는 자재를 현장에 반입·사용하기 14일 전까지 공사감독자(또는 건설사업관리기술인)에게 제출하고, 감독자는 접수일부터 7일 이내 승인 여부를 통보하는 것이 표준 일반시방서의 원칙이다. 양식은 「건설공사 사업관리방식 검토기준 및 업무수행지침」별지 제37호 서식(자재 공급원 승인 요청·결과통보 내용) 을 쓴다. 반려되면 14일 이내 재제출해야 하고, 반려 횟수와 무관하게 최종승인을 받기 위한 마지막 제출은 해당 자재의 제작착수 14일 전까지 끝나 있어야 한다. 이 기준을 놓치면 공정이 줄줄이 밀린다.
왜 14일·7일이 핵심 기준인가
이 기간은 단순한 행정 여유가 아니다. KS·녹색제품·KOLAS 공인시험기관 시험성적서 확인, 견본 검수, 카탈로그·공장등록증·납품실적 대조, 시방서 규격과 일치하는지 검토하는 데 실제로 그만큼 걸리기 때문이다. 시방 규격이 살짝 다른 대체품을 들고 가면 감독자는 추가 자료를 요구하고, 그사이 공장 제작 슬롯·운송 일정·후속 공종(타설·매립·마감)이 모두 밀린다.
특히 다음 자재는 반입 전 승인이 필수다.
- 콘크리트(레미콘), 철근, 시멘트, 골재 — 구조 안전 직결
- 방수재, 단열재, 내화재 — 법규(에너지·소방) 직결
- 창호·유리·커튼월·외장패널 — 공장제작 리드타임이 길다
- 케이블·배관·덕트·기계장비(공조기·펌프·발전기) — 사양·납기가 모두 길다
- 마감 타일·석재·도장재 — 색상·견본 승인 반복 위험
자재 공급원 승인요청서, 어떤 항목을 어떻게 채우는가
별지 제37호 서식은 단순해 보여도 한 칸이라도 비면 반려 사유가 된다. 항목별 실무 기준은 다음과 같다.
| 기재항목 | 작성 포인트 | 흔한 반려 사유 |
|---|---|---|
| 문서번호·발신·수신 | 자체 문서대장 체계대로 일련번호 부여 | 번호 누락·중복 |
| 공사명·공종 | 계약서·시방서 명칭과 100% 일치 | 약칭 사용 |
| 품명·규격·수량 | 시방서 표기 그대로(예: SD400 D22) | 시방과 다른 호칭 |
| 제조회사·생산공장 | 본사가 아닌 실제 생산공장 주소 | 본사 주소만 기재 |
| KS·녹색제품·HB·환경표지 표시 | 인증번호와 인증서 사본 명기 | 인증 만료 |
| 시공자 의견 | 시방 적합성·대체 사유를 명확히 기재 | ”동등 이상” 한 줄 |
| 첨부서류 목록 | 카탈로그·시험성적서·납품실적·견본 | 목록과 실제 첨부 불일치 |
| 특기사항 | 색상·로트번호·반입일정 등 | 색상/광택 미기재 |
서류는 원본 1부 + 사본 1부, 총 2부 제출이 일반적 관행이다(시방서·발주처 양식에 따라 부수는 달라질 수 있으니 계약 시방서 확인). 한 부는 감독자가 보관하고, 한 부는 검토·결재한 뒤 회신한다.
첨부서류 — “이게 빠지면 무조건 반려”
대형 발주처(LH·SH·국토부 산하 공기업) 표준 양식을 기준으로 보면 첨부서류는 통상 다음과 같다.
- 사업자등록증·공장등록증 사본
- 시험성적서 — 발급일로부터 3개월 이내, KOLAS 공인시험기관 또는 국·공립 검사기관 발급분
- 카탈로그·제품 사양서(시방 규격과 맞는 페이지에 형광펜 표시)
- 납품실적증명서 — 동급·동규모 현장 납품 이력
- KS 인증서·녹색제품 인증서(해당시), 친환경·HB마크
- 견본(샘플) — 색상·질감·치수 확인용. 시방서가 요구하는 경우 필수
- 품질보증서·하자보증서(요구 시)
시험성적서는 특히 반려가 잦다. 꼭 확인할 것:
- 발급일이 3개월을 넘지 않았는가
- 시방서가 요구한 모든 항목을 시험했는가(예: 콘크리트는 압축강도·슬럼프·공기량·염화물 등)
- 시료가 이 현장 자재 로트에서 채취됐는가(타 현장 일반시험성적서는 보조용)
- KOLAS 마크 또는 해당 기관의 공인 표시가 있는가
견본은 승인 후 준공 시까지 감독자 또는 수급인 사무실에 비치하는 것이 원칙이다(불필요하다고 인정되는 경우 협의로 단축·생략 가능). 반입 자재를 검수할 때는 이 견본을 기준으로 삼는다. 견본이 곧 합·부 판정 기준이다.
제출부터 승인까지, 14일 + 7일 캘린더로 보기
날짜 계산이 어긋나면 공정 전체가 흔들린다. 콘크리트 타설 D-Day부터 거꾸로 일정을 짜는 것이 가장 안전하다.
| 시점 | 공무·시공 조치 | 비고 |
|---|---|---|
| D-30 ~ D-25 | 시방서·내역서 재확인, 후보 공급원 2~3개 선정, 시험성적서·견본 사전 요청 | 공장 시험은 예상보다 오래 걸림 |
| D-21 | 1차 사내 검토(설계·공무·시공 합동), 누락 서류 점검 | 사내에서 1회 걸러내기 |
| D-14 | 자재 공급원 승인요청서 2부 제출 | 접수증·접수번호 확보 |
| D-13 ~ D-7 | 감독자 7일 검토. 시험성적서 보완 요구 대비 | 요구 시 즉시 대응 |
| D-7 | 승인 또는 반려 통보 | 반려되면 D-Day 차질 우려 |
| D-7 ~ D-0 | 승인 후 자재 발주·제작·운송 | 공장 생산 일정 확보 |
| D-Day | 반입 검사 → 사용 | 견본 대조 |
레미콘·철근처럼 매일 들어오는 자재라도 공급원이 바뀌면 새로 승인받아야 한다. 같은 회사라도 공장이 다르면 다른 공급원이다.
반려 통보를 받았다 — 14일 안에 무엇을 해야 하나
반려는 사고가 아니라 공정 차질을 알리는 신호다. 일반시방서는 계약상대자가 반려 통보를 받은 후 14일 이내에 재작성하여 승인요청 하도록 정하고 있으며, 동시에 재제출의 횟수와 관계없이 최종승인을 위한 제출은 당해 물품의 제작착수 14일 전까지 끝나 있어야 한다고 못 박는다. 반려를 두 번 받았다면 제작착수 D-14 시점에 승인이 떠 있어야 한다는 뜻이다.
반려 사유별 대응 방법:
| 반려 사유 | 즉시 조치 | 재제출 핵심 |
|---|---|---|
| 시험성적서 3개월 초과 | KOLAS 기관에 재시험 의뢰 | 신규 성적서 첨부, 시료 일치 확인 |
| 시방 규격 불일치 | 시방 재확인 → 대체 자재 사유서 또는 시방 변경 협의 | 대체 사용 시 동등 이상 입증자료 |
| 견본 색상·질감 차이 | 견본 재제작, 색상 칩(NCS·먼셀) 동봉 | 발주처 색상 승인 회의 별도 |
| 납품실적 부족 | 동급 현장 실적 보완, 공장방문 검측 제안 | 공장 QC 체계 자료 |
| 인증 만료(KS·녹색) | 인증 갱신 또는 동등 인증 대체 | 갱신 사본 즉시 첨부 |
| 첨부서류 누락 | 체크리스트로 전수 재점검 | 표지에 첨부 목록 명기 |
핵심은 반려 사유를 문구 그대로 회신서에 인용하고, 각 사유에 맞춰 무엇을 바꿨는지 1:1로 보여주는 것이다. 감독자가 “지난번 지적이 어디에 반영됐는지” 한눈에 찾지 못하면 또 반려된다.
현장에서 흔한 실수와 해결
- “동등 이상” 한 줄로 끝낸 시공자 의견 — 시방의 어떤 규격을 어떤 수치로 만족하는지 표로 비교. 추정·의견이 아니라 수치 대 수치로.
- 본사 주소만 적은 공장 정보 — 감독자는 생산 공장의 KS 인증·관리체계를 본다. 본사·공장·인증 주체가 다르면 셋 다 명시.
- 타 현장에서 받은 일반 시험성적서 재활용 — 시료 로트가 다르면 보조자료에 불과하다. 우리 현장에서 쓸 자재와 같은 로트에서 다시 채취.
- 견본을 사진으로만 첨부 — 색상·광택은 사진만으로 판정할 수 없다. 실물 견본·사진·색상 칩 3종을 함께 제출.
- 승인 후 공급원 임의 변경 — 같은 자재라도 공장이 바뀌면 새 승인. 사후 적발 시 재시공 위험.
- 종이 결재로만 관리 — 누가 언제 무엇을 반려했고 어느 버전에서 무엇이 바뀌었는지 추적이 끊긴다. 디지털 제출물 관리가 사실상 필수.
타이거빔으로 자재승인 제출물 추적하기
자재 공급원 승인은 버전·반려이력·첨부세트·승인기한을 한 묶음으로 관리해야 빠뜨리지 않는다. 타이거빔의 제출물(Submittal)·정보요청(RFI) 모듈에서는 다음과 같이 관리한다.
- 자재별 제출물 카드에 요청서·시험성적서·카탈로그·견본 사진을 한 묶음으로 첨부
- 14일 전 제출·7일 승인 일정을 검측 항목의 기한으로 걸어 두면, 기한 당일 담당자에게 알림 벨로 자동 통지된다
- 반려 → 재제출 리비전 트리 자동 기록(R0 · R1 · R2…), 반려 사유와 수정 내용을 한 화면에서 비교
- 도면 위 해당 자재 위치에 마크업으로 승인 상태 핀 표시(도면 마크업·물량산출)
- 협력사·공장이 계정 없이도 외부 공유 링크로 첨부 업로드 가능(무계정 공유)
종이·메신저로 흩어진 자재승인 이력을 한곳에 모으면 감독자의 결재 동선이 줄고 반려 → 재제출 과정도 평균 1회 단축된다. 요금은 요금제 페이지에서 확인.
실무 요약
- 양식: 별지 제37호(자재 공급원 승인 요청·결과통보 내용)
- 제출: 사용 14일 전 2부(원본 + 사본)
- 승인기간: 접수일부터 7일
- 시험성적서: 발급 후 3개월 이내, KOLAS·국공립 기관
- 견본: 준공 시까지 비치, 반입 검수의 기준
- 반려 시: 14일 이내 재제출, 재제출 마감 = 제작착수 D-14
- 핵심 원칙: “동등 이상” 금지, 수치 대 수치·시방 대 자재로 입증